Terminplaner: Anwesenheiten planen mit dem TU Graz TeachCenter
Ab dem Wintersemester werden wieder Studierende in Hörsälen während Lehrveranstaltungsaufzeichnungen erlaubt sein. Wer sich im Hörsaal befindet, muss allerdings im Sinne des Contact Tracing und aufgrund der Beschränkungen der maximal zulässigen Plätze im Voraus erfasst werden. Eine Möglichkeit, um diese Anwesenheiten zu planen, bietet der Terminplaner im TeachCenter.
Um diesen zu nutzen, brauchen Sie einen TeachCenter-Kurs für Ihre Lehrveranstaltung. Falls es noch keinen solchen Kurs gibt, stellen Sie bitte eine Anfrage an den TC-Support und teilen Sie uns mit, um welche Lehrveranstaltungsnummer es geht.
Ist der Terminplaner das Richtige für mich?
- Studierende oder ganze Gruppen können sich selbst zu vorgegebenen Terminen anmelden.
- Studierende oder ganze Gruppen können sich selbst von Terminen abmelden.
- Sie als Lehrperson können Studierende oder ganze Gruppen manuell zu Terminen anmelden.
- Der Terminplaner kann das ganze Semester lang weiterverwendet werden.
- Eine Änderungssperre ist möglich, sodass sich Teilnehmer/innen nicht kurzfristig abmelden.
Wie lege ich einen Terminplaner an und wie trage ich Termine ein?
- Um einen Terminplaner anzulegen, aktivieren Sie den Bearbeitungsmodus Ihres TeachCenter-Kurses (rechts oben: Bearbeiten einschalten).
- Klicken Sie im gewünschten Abschnitt auf Aktivität oder Material anlegen und wählen Sie im Pop-up-Menü Terminplaner aus. Klicken Sie auf Hinzufügen.
Abb. 1:"Terminplaner" hinzufügen - Geben Sie einen Namen für den Terminplaner ein.
- Im Abschnitt Optionen können Sie nun die wichtigsten Einstellungen vornehmen.
- Unter Modus können Sie festlegen, wie viele Termine Teilnehmer/innen wählen können. Wenn Sie den Kalender für das ganze Semester weiterverwenden möchten, wählen Sie hier unbegrenzt aus.
- Wenn Sie das Häkchen bei Änderungssperre setzen, können Sie eine Frist setzen, ab der Teilnehmer/innen ihre Zusage nicht mehr ändern können.
- Unter Standarddauer Zeitfenster können Sie festlegen, wie lange ein verfügbarer Termin ist. Wählen Sie hier die Dauer Ihrer Lehrveranstaltung, z.B. 90 Minuten
Abb. 2: Optionen
- Im Abschnitt Buchungsformular und von Teilnehmer/innen bereitgestellte Daten können Sie festlegen, dass Teilnehmer/innen einen separaten Buchungsbildschirm sehen, bevor sie zur eigentlichen Buchung gelangen. Sie können hier z.B. die Studierenden noch einmal darauf aufmerksam machen, dass sie mit ihrer Zusage einverstanden sind, bei einem Covid-19-Verdachtsfall im Hörsaal kontaktiert zu werden und zur Selbstbeobachtung aufgerufen zu werden.
- Setzen Sie dafür Buchungsformular verwenden auf Ja.
- Geben Sie Buchungsanweisungen ein.
Abb. 3: Buchungsformular - Klicken Sie auf Speichern und Anzeigen.
- Klicken Sie links oben auf Zeitfenster hinzufügen und wählen Sie je nach Bedarf einzelnes Zeitfenster bzw. sich wiederholende Zeitfenster aus.
- Geben Sie alle relevanten Informationen wie Datum (ggf. den Tag oder die Tage der Wiederholung) und die Zeitspanne ein.
Abb. 4: Einstellungen - WICHTIG: Da es in den Hörsälen Beschränkungen für die Maximalbelegung gibt, aktivieren Sie bitte Maximale Anzahl Teilnehmer/innen pro Zeitfenster und geben geben Sie die maximal erlaubte Anzahl an Sitzplätzen (laut Corona-Belegung) ein.
- Unter Ort können Sie den Ort des Termins, z. B. den Hörsaal, eintragen.
Abb. 5: weitere Einstellungen - Klicken Sie auf Änderungen speichern. Sie sehen nun Ihre(n) Termin(e). Sie können jeden Termin durch Klick auf das rote Zahnrad noch einzeln anpassen oder durch Klick auf die rote Mülltonne löschen oder durch den Daumen nach unten absagen. Ganz rechts sehen Sie außerdem, wie viele Plätze pro Termin noch frei sind.
Abb. 6: weitere Einstellungen - Studierende können sich nun für Termine eintragen.
- ACHTUNG: Wenn Sie einen Termin löschen (Klick auf Mülltonne) oder absagen (Klick auf Daumen nach unten), zu dem bereits Studierende angemeldet waren, kann nicht mehr eingesehen werden, wer einmal angemeldet war.
Wenn Sie in Ihrem TeachCenter-Kurs mit Gruppen arbeiten, gibt es im Terminplaner einerseits die Möglichkeit, dass Studierende nicht für sich selbst, sondern als Gruppe einen Termin wählen. Andererseits besteht die Möglichkeit, einen Terminplaner nur auf eine bestimmte Gruppe einzuschränken, sodass Studierende zwar individuell abstimmen, aber nur Studierende einer bestimmten Gruppe das können (z. B. für folgendes Szenario: “Zur Vorlesung am 4.8. können nur Studierende der Gruppe A kommen, zum Termin am 11.8. nur Studierende der Gruppe B.”).
- Um einzustellen, dass Studierende nicht (nur) für sich selbst, sondern auch für ihre gesamte Gruppe einen Termin buchen oder absagen können, gehen Sie in den Bearbeitungsmodus der Aktivität Terminplaner (rotes Zahnrad neben der Aktivität).
- Im Abschnitt Optionen wählen Sie Buchung in Gruppen > Ja, für alle Gruppen.
- Klicken Sie auf Speichern und anzeigen.
Abb. 7: Buchung in Gruppen - ACHTUNG: Kontrollieren Sie, ob Ihre Zeitfenster auch Gruppenbuchungen zulassen (maximale Teilnehmer/innenzahl > 1). Dies erkennen Sie außerdem in der Übersicht der Zeitfenster am Personensymbol. Ein umkreistes Symbol bedeutet, das ist ein für eine ganze Gruppe buchbarer Termin.
Abb. 8: umkreistes Symbol für Gruppenbuchungen - Um die Aktivität auf eine Gruppe einzuschränken (d.h. nur Studierende einer Gruppe können einen Termin auswählen, buchen die Termine aber trotzdem individuell), gehen Sie in den Bearbeitungsmodus der Aktivität Terminplaner (rotes Zahnrad neben der Aktivität).
- Im Abschnitt Voraussetzungen klicken Sie Voraussetzung hinzufügen > Gruppe.
Abb. 9: Voraussetzung Gruppe auswählen - Wählen Sie die entsprechende Gruppe aus, die auf die Aktivität zugreifen darf.
- Klicken Sie auf das Auge, um die Aktivität für Studierende anderer Gruppen auf der Kurshauptseite zu verbergen.
- Klicken Sie auf Speichern und zum Kurs bzw. Speichern und Anzeigen, wenn Sie erst Zeitfenster hinzufügen müssen.
Abb. 10: Voraussetzung Gruppe hinzufügen
Studierende
- Wenn Studierende die Aktivität öffnen, sehen sie alle wählbaren Termine.
ACHTUNG: Wenn Sie die Terminauswahl in Gruppen erlaubt haben, müssen Studierende links oben zuerst auswählen, ob sie den Termin für sich persönlich (eigene) oder ihre ganze Gruppe buchen.
- Durch Klick auf Zeitfenster buchen kann ein (oder mehrere, je nach Einstellung) Termin(e) gebucht werden. Falls ein Buchungsformular eingestellt wurde, werden Studierende noch einmal auf eine zweite Seite weitergeleitet, wo sie die Buchung bestätigen müssen.
- Um den Termin später (vor der Änderungssperre, falls es eine solche gibt) noch zu ändern, müssen Studierende einfach nur die gleiche Seite aufrufen und auf Buchung abbrechen klicken. Sie können dann ein oder mehrere neue Zeitfenster auswählen.
ACHTUNG: Wenn Studierende einen Termin für ihre gesamte Gruppe gebucht haben, können Sie entweder nur sich oder ihre gesamte Gruppe vom Termin abmelden. Dazu müssen sie links oben wieder zuerst auswählen, ob sie den Termin für sich (eigene) oder ihre Gruppe buchen möchten. Bitten Sie die Studierenden, genau darauf zu achten, dass sie nicht aus Versehen ihre ganze Gruppe abmelden!
Sie können Studierende oder ganze Gruppen auch manuell zu einem Termin einschreiben, z. B. in folgendem Szenario: “Ich möchte, dass alle Studierenden der Gruppe B für die Lehrveranstaltung am 11.8. angemeldet sind. Wer nicht kommen kann oder will, muss sich abmelden.”
Einzelne Teilnehmer/innen manuell hinzufügen
- Möglichkeit 1: Klicken Sie beim gewünschten Termin auf das rote Zahnrad.
- Im Abschnitt Termin 1 wählen Sie aus dem Drop-down-Menü den Namen der Person aus, die Sie hinzufügen möchten. Durch Klick auf Teilnehmer/in hinzufügen können sie weitere Felder öffnen, um mehr Studierende hinzuzufügen.
- Klicken Sie auf Änderungen speichern.
- Möglichkeit 2: Direkt unter der Liste der verfügbaren Termine sehen Sie eine Liste der Teilnehmer/innen, die noch einen Termin auswählen müssen.
- Sie können direkt beim Teilnehmer/der Teilnehmerin auf Festlegen > in Zeitfenster festlegen klicken.
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- Unter Bestehendes wählen können Sie einen der zuvor eingetragenen Termine auswählen.
Abb. 15: einen der zuvor eingetragenen Termine auswählen
- Unter Bestehendes wählen können Sie einen der zuvor eingetragenen Termine auswählen.
Eine Gruppe manuell hinzufügen
- Stellen Sie sicher, dass Sie die Anmeldung in Gruppen erlaubt haben (Einstellungen > Buchung in Gruppen > Ja, für alle Gruppen)
- Unter den eingetragenen Terminen sehen Sie in der Terminübersicht rechts die Spalte Für Gruppen festlegen. Klicken Sie auf Festlegen > In Zeitfenster festlegen.
Abb. 16: eine Gruppe manuell hinzufügen -
- Unter Bestehendes wählen können Sie nun eines der zuvor definierten Zeitfenster auswählen und allen Mitgliedern der Gruppe zuweisen.
- Klicken Sie Änderungen speichern.
ACHTUNG: Wenn Studierende sich (einzeln) wieder von diesem Termin abmelden möchten, muss links oben Termin für > eigene gewählt werden, da sonst die gesamte Gruppe abgemeldet wird!
Klicken Sie auf der Hauptseite Ihres TeachCenter-Kurses die Terminplaner-Aktivität an. Sie gelangen zu der Übersicht der Zeitfenster. Rechts oben gibt es dort einen Reiter Export
- Wählen Sie unter Format am besten Termine nach Zeitfenstern. Diese Einstellung ist am übersichtlichsten für Gruppentermine.
- Unter Einzufügende Daten können Sie auswählen, was im Export angezeigt wird. Wenn die Liste ausgedruckt wird und die Anwesenheit nicht online im TeachCenter bestätigt wird, können Sie z. B. das Häkchen bei Teilgenommen entfernen. Hier können Sie auch einstellen, ob die Gruppen, zu denen Studierende gehören, angezeigt werden sollen.
- Wählen Sie unter Dateiformat das gewünschte Format - CSV, Excel, ODS, PDF oder HTML.
- Klicken Sie auf Vorschau, um eine Vorschau zu erhalten. Um die Datei zu exportieren, klicken Sie auf Exportdatei erstellen.
Hilfe & Kontakt
Bei Fragen zum TeachCenter / TeachCenter Exam: tc@tugraz.at
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