Videokonferenzanlage in der Lehre verwenden

Die Geräte sollten ständig eingeschaltet sein, gehen jedoch nach ca. 15 Minuten in den Standby-Modus. Berühren Sie den Samsung Flip Touch-Bildschirm oder das dazugehörige Touch-Panel, um die VKA „aufzuwecken“.

Wenn Sie auf Ihrem Gerät den Webex-Client  geöffnet haben, sollte die VKA Ihr Gerät auch automatisch via Ultraschall erkennen. Es erscheint ein persönlicher Begrüßungsscreen.

Sie gelangen entweder zum Cisco Webex Homescreen oder zum digitalen Flipchart. Der Cisco Webex Homescreen sieht so oder so ähnlich aus:

Falls Sie sich im Samsung Flip Whiteboard-Modus befinden, drücken Sie auf den Pfeil oben in der Mitte, dann auf Cisco Webex, um zu Webex zu gelangen.

Möglichkeit 1: ein Meeting nur über die Anlage starten bzw. einem Meeting über die Anlage beitreten (ohne verbundenen Computer)

Sie können einem bereits gestarteten Meeting über die VKA beitreten oder ein Meeting direkt über die VKA starten, ohne einen Computer zu verbinden. Wenn Sie nur über die VKA an einem Meeting teilnehmen, stehen Ihnen weniger Funktionen zur Verfügung (z. B. kein Chat).

• Tippen Sie auf Webex beitreten am Touch-Monitor oder am Touch-Panel.
• Geben Sie die Konferenznummer ein oder suchen Sie nach dem persönlichen Raum (Benutzername) einer Person.
• Klicken Sie auf Beitreten.

Wenn Sie auf Call klicken und dort nach einer Person suchen, können Sie die Person auch direkt über Webex (ohne Meetingraum) anrufen. Diese Option eignet sich nicht für Lehrveranstaltungen.

Möglichkeit 2: über Webex mit der VKA verbinden (ein Online-Meeting auf dem Computer starten)

Sie können aber auch auf Ihrem Computer ein Meeting eröffnen und sich dann mit der VKA verbinden.

• Starten Sie wie gewohnt das Meeting in Webex.
• In der Vorschau wählen Sie Mit einem Videokonferenzsystem verbinden aus.
• Wenn Sie sich mit Ihrem Laptop in der Nähe des Videokonferenzsystems befinden, wird es bereits automatisch erkannt und ausgewählt.
• Wenn das Gerät nicht automatisch gefunden wird, suchen Sie das System in der Liste oder suchen Sie nach dem Gerätenamen (normalerweise der Raumname).

• Klicken Sie wie gewohnt auf Meeting starten. Die VKA erscheint wie ein:e normale:r Teilnehmer:in im Meeting. Sie verwenden nun die VKA für das Meeting und können alle Funktionen über den Computer oder über den Touch-Bildschirm/das Touch-Panel steuern.

Möglichkeit 3: über Webex mit der VKA verbinden (nur zum Bildschirm teilen, auch ohne Online-Meeting)

Diese Möglichkeit eignet sich besonders für Lehrveranstaltungen in Präsenz, in denen Sie Dateien von Ihrem Computer zeigen und annotieren möchten, auch ohne ein Online-Meeting.

• Öffnen Sie Webex.
• Klicken Sie rechts oben auf Verbindung mit einem Gerät herstellen. Suchen Sie die VKA (normalerweise der Raumname).

• Geben Sie den vierstelligen Code ein, der am Bildschirm angezeigt wird.
• Ihr Computer ist nun mit der VKA verbunden. Sie können nun Dateien oder Ihren Desktop auf dem Bildschirm zeigen und annotieren.

Möglichkeit 1: während eines Online-Meetings via Webex

Die einfachste Möglichkeit ist, den Bildschirm während eines Meetings wie gewohnt von Ihrem Computer aus zu teilen, den Sie mit der VKA verbunden haben. Klicken Sie dafür auf Ihrem Computer im Webex-Meeting auf Freigeben.

Möglichkeit 2: über Webex, mit oder ohne Online-Meeting

Diese Funktion eignet sich sowohl für laufende Videokonferenzen als auch für Veranstaltungen in Präsenz, wo jedoch Inhalte auf dem großen Bildschirm gezeigt werden sollen. Ihr Computer muss über Webex mit der VKA verbunden sein wie oben beschrieben.

Um Dateien aus einem Webex-Teams-Bereich anzuzeigen - es muss ein Webex-Teams-Bereich bestehen:

• Klicken Sie rechts oben auf Bereich freigeben.
• Es erscheint am großen Bildschirm ein neuer Punkt Dateien. Drücken Sie darauf und wählen Sie eine Datei aus Ihrem Webex-Teams-Bereich aus.
• Sie können den Stift des Bildschirms benutzen, um Anmerkungen zu machen.
• Die annotierten Dokumente können (nur) im Webex-Teams-Bereich gespeichert werden, nicht exportiert werden.

Um ein anderes Programmfenster zu teilen:

• Klicken Sie rechts oben auf Auf Gerät freigeben.

• Wählen Sie das Programm aus, das Sie teilen möchten, z. B. PowerPoint.
• Ihr Computer-Bildschirm wird nun auf dem großen Bildschirm live übertragen.

Die Funktion eignet sich nicht für das Abspielen von Videos.

Möglichkeit 3: über HDMI, die App oder den Browser

Sie können jedoch auch ein Gerät direkt mit der VKA verbinden (über HDMI, die Webex-App oder indem Sie devices.webex.com aufrufen und die auf dem Touch-Panel angezeigte ID eingeben). So können Sie Inhalte direkt über die VKA zeigen.

• Wählen Sie Inhalte freigeben auf dem Touch-Panel.
• Sie können nun Inhalte über die Webex-App teilen, ein Gerät über HDMI anschließen oder devices.webex.com aufrufen und den Code eingeben. So verbinden Sie das Gerät, von dem aus Inhalte geteilt werden.

Möglichkeit 4: Dokument/Link aus der TU Graz Nextcloud teilen

Wenn Sie Dokumente oder Links am Bildschirm zeigen möchten, die Sie in der TU Graz Nextcloud abgelegt haben, klicken Sie am Touch-Panel auf WEB, dann TU Graz Cloud. Melden Sie sich mit Ihren Daten an. Sie haben nun Zugriff auf alle Dokumente und Links in Ihrer Cloud.

Möglichkeit 1: Samsung Flip Monitor (ohne Online-Meeting)

Das Samsung Whiteboard ist nicht während einer Videokonferenz verfügbar!

Wenn Sie (nur) das Whiteboard für die Präsenzgruppe benutzen möchten, tippen Sie auf den Menüpunkt Samsung Flip am Touch-Monitor.

Das Whiteboard kann mit dem dazugehörigen Stift beschrieben werden. Durch Wischen mit der Handfläche werden Anmerkungen wieder gelöscht. Die Zeichnungen können auch exportiert und an eine E-Mail-Adresse versendet werden, indem Sie den Pfeil nach unten und dann Export drücken.

Um vom Samsung Flip Whiteboard zur Cisco Webex-Obefläche zurückzukehren, drücken Sie auf den Pfeil oben in der Mitte, dann auf Cisco Webex.

Möglichkeit 2: Webex-Whiteboard (während eines Online-Meetings)

Benutzen Sie während einer Videokonferenz das Webex-Whiteboard, nicht das Samsung Flip Whiteboard.

Tippen Sie dazu auf den Touch-Monitor, dann auf den Button unten in der Mitte und anschließend auf das pinke Stiftsymbol bzw. wenn Sie mit Ihrem Computer verbunden sind, klicken Sie wie gewohnt auf Freigeben > Neues Whiteboard.

• Sie können den zugehörigen Stift des Touch-Monitors benutzen, um auf dem Whiteboard zu schreiben.
• Aus der Menüleiste unten können Sie aus verschiedenen Werkzeugen wählen (Stift, Radiergummi, Post-its, Formen).
• Whiteboards werden am Touch-Monitor zwischengespeichert. Durch Klick auf das Ordner-Symbol links unten können Sie andere Whiteboards öffnen, die bereits früher im Meeting erstellt wurden.
• Drücken Sie auf Fertig und Freigabe, um das Whiteboard zu schließen.
• Alle Whiteboards eines Meetings können gespeichert und exportiert werden, sobald das Meeting beendet wurde. Drücken Sie dazu nach Meeting-Ende noch einmal auf Whiteboard (das pinke Stift-Symbol) und dann auf Speichern. Whiteboards können derzeit nur in einem vorhandenen oder neu erstellten Webex Teams-Bereich gespeichert werden und nicht per E-Mail exportiert werden.

Wenn Sie mit der VKA an einem Meeting teilnehmen, beenden Sie die Konferenz wie gewohnt durch Drücken auf Anruf beenden (das rote X) am Monitor bzw. Touch-Panel.

Wenn Sie mit Webex Teams (ohne Online-Meeting) mit der VKA verbunden sind, sehen Sie im Hauptmenü den Button Sitzung beenden. Sie können damit Cookies löschen und das Gerät für die nächste Person „zurücksetzen“.