Online-Prüfungen mit BigBlueButton oder Webex - Anleitung für Lehrende

Um BigBlueButton nutzen zu können, benötigen Sie einen TeachCenter-Kurs für Ihre Lehrveranstaltung. Falls Sie noch keinen TeachCenter-Kurs haben oder BigBlueButton dort noch nicht freigeschaltet ist, wenden Sie sich bitte an den TeachCenter-Support und teilen Sie uns mit, um welche Lehrveranstaltung es sich handelt.

Lehrende und Studierende können über das TeachCenter auf BBB zugreifen, indem sie die Aktivität aufrufen und „Teilnehmen“ klicken.

Um Webex benutzen zu können, benötigen Sie einen aktiven TUGRAZonline-Account. Webex kann im Browser oder in der Desktop-App benutzt werden.

Studierende gelangen über den Meeting-Link in ein angesetztes Webex-Meeting bzw. können einem persönlichen Raum beitreten, indem sie den Benutzernamen (der erste Teil der TUGRAZonline-E-Mail) als Meetinginformation eingeben.

• Wenn Sie BigBlueButton verwenden, beantragen Sie die Freischaltung von BBB für Ihren TeachCenter-Kurs. Verwenden Sie Webex, legen Sie ein geplantes Webex-Meeting an.

Achtung: Da die URL zu Ihrem persönlichen Webex-Raum immer gleich bleibt und er immer betreten werden könnte, ist es für Prüfungen ratsam, ein eigenes Meeting (ggf. mit Passwort) anzulegen

• Erstellen Sie einen Test im TeachCenter bzw. TeachCenter Exam. Mehr Informationen dazu finden Sie auf in der Anleitung zur Aktivität "Test". Eine Beispielsprüfung finden Sie in Test Your Exam im TeachCenter Exam. Damit können Sie und Studierende sich mit TeachCenter-Prüfungen vertraut machen.
• Wenn Sie die Studierenden zur einfacheren Beaufsichtigung in mehrere Räume („Breakout-Räume" bei BBB, „Teilgruppen-Sitzungen“ bei Webex) einteilen möchten, engagieren Sie z. B. Studienassistent:innen als zusätzliche Moderator:innen, die jeweils einen Raum beaufsichtigen.
• Teilen Sie Ihren Studierenden rechtzeitig mit, dass die Prüfung über BigBlueButton bzw. Webex und das TeachCenter (Exam) stattfinden wird. Die Studierenden sollen vor der Prüfung in das TeachCenter einsteigen, BigBlueButton oder Webex öffnen und die Kamera oder das Gerät so platzieren, dass ihr Arbeitsplatz gut einsehbar ist. Bitten Sie die Studierenden auch, früh genug einzusteigen (mindestens 30 Minuten vor Beginn der Prüfung), da die Vorab-Kontrolle erfahrungsgemäß 3-4 Minuten pro Person in Anspruch nimmt.
• Erstellen Sie kurz vor der Prüfung eine Liste aller angemeldeten Studierenden, um kontrollieren zu können, ob alle anwesend sind.

In den TeachCenter-Einstellungen der BigBlueButton-Aktivität können Sie vor Beginn des Meetings schon bestimmte Rechte entziehen, z.B. dass Studierende sich nicht gegenseitig sehen dürfen.

• Gehen Sie dazu in die Einstellungen der BBB-Aktivität.
• Unter "Einstellungen sperren" wählen Sie alle Rechte aus, die Sie entziehen möchten.
• Das Häkchen bei Sperre beim Betreten muss gesetzt sein, ansonsten werden die Sperren nicht angewendet!

  

Sie können die Teilnehmendenrechte alternativ auch direkt im Meeting anpassen:

• Steigen Sie in das BBB-Meeting ein, indem Sie die BBB-Aktivität im TeachCenter anklicken und auf Teilnehmen klicken. Passen Sie die Rechte der Studierenden an, indem Sie auf das Zahnrad bei der Teilnehmer:innenliste klicken und Teilnehmer:innenrechte einschränken auswählen.

• Im folgenden Pop-up-Menü können Sie einzelne Rechte vergeben oder entziehen. Sperren Sie z. B. alle Rechte außer dem Teilen der Webcam und des Mikrophons, damit die Studierenden weder Chatnachrichten senden können noch die anderen Webcams sehen können. Klicken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu speichern.

Beachten Sie, dass in Breakout-Räumen alle die gleichen Rechte haben und sich Studierende immer gegenseitig sehen.

Wenn Sie Studierende alle gesammelt in das Meeting lassen möchten, aktivieren Sie den Warteraum.

• Klicken Sie auf das Zahnrad bei der Teilnehmenden-Liste - Gastzugang regeln

• Wählen Sie Moderator fragen
• Wenn Studierende beitreten, wird das in einem Pop-up-Fenster  angezeigt. Sie können Studierende gesammelt über einen Button im Bereich Chat/Geteilte Notizen in das Meeting lassen.

• Legen Sie beim Anlegen des Termins fest, dass das Meeting Mitgastgeber:innen haben kann (die Studienassistent:innen) und wählen Sie ggf. aus, dass Beitretende in der „Lobby“ warten müssen, bis sie hereingelassen werden.
• Steigen Sie früh genug in das Meeting ein. Gehen Sie auf Teilnehmer > Teilnehmer-Privilegien, um die Rechte der Studierenden anzupassen. Sperren Sie z.B. die Möglichkeit, Chatnachrichten an andere zu senden. Klicken Sie auf Zuweisen, um die Änderungen zu speichern.

Bekanntes Problem: Auf Webex ist es nicht möglich, Teilnehmer:innen zu verbieten, sich gegenseitig zu sehen.

Weisen Sie den Studienassistent:innen die Rolle der Mitgastgeber:innen zu, sobald diese einsteigen.

• Sobald Studierende eintreffen, begrüßen Sie alle Studierenden einzeln und lassen Sie sie wissen, dass Sie sie sehen und hören können. Kontrollieren Sie auf der zuvor erstellten Liste, ob alle Studierenden anwesend sind

Achtung bei BigBlueButton: Falls Studierende beim Einstieg in das Meeting „Nur zuhören” gewählt haben, bitten Sie die Studierenden, neu einzusteigen, da sie für die Anwesenheitskontrolle auch das Mikrofon brauchen werden.

• Sobald alle Studierenden anwesend sind, erklären Sie die Regeln und den Ablauf sorgfältig:
• Heißen Sie noch einmal alle willkommen. Erklären Sie, dass die Prüfung in ... Minuten, bzw. sobald alle Studierenden die Kontrolle durchlaufen haben, starten wird.
• Wenn Studierende mit einem Smartphone an der Videokonferenz teilnehmen, bitten Sie die Studierenden, zu kontrollieren, ob der Akku ihres Smartphones voll genug ist oder ansonsten das Handy anzustecken.
• Erinnern Sie die Studierenden, vor der Prüfung noch die Toilette aufzusuchen, falls notwendig.
• Erläutern Sie, dass die Studierenden durch die Teilnahme den Regeln implizit zustimmen.
• Erinnern Sie die Studierenden daran, wie lange sie Zeit haben und wo die Prüfung zu finden ist (z. B. im TeachCenter Exam)
• Beschreiben Sie, wie der Arbeitsplatz auszusehen hat: Studierende dürfen Papier für Notizen, ein oder zwei Stifte, Getränke und ihren Ausweis auf dem Arbeitsplatz lassen, alles andere muss ggf. weggeräumt werden. Auf dem Computer darf nur der Browsertab mit dem TeachCenter Exam geöffnet sein. Es sollte maximal ein externer Monitor verwendet werden und dieser sollte gut im Video sichtbar sein. Weitere Monitore sollen ausgeschaltet bleiben.
• Lassen Sie die Studierenden wissen, dass sie nun einzeln für die Kontrolle der Ausweise und Arbeitsplätze aufgerufen werden.
• Rufen Sie die Studierenden einzeln auf. Jede:r filmt mit dem Smartphone zuerst die Notizzettel auf dem Tisch, um sicherzugehen, dass dort keine Notizen gemacht wurden, dann sich selbst und den Studierendenausweis und schließlich einen 360-Grad-Überblick des Arbeitsbereichs mit Schreibtisch und dem PC-Bildschirm, um zu beweisen, dass keine weiteren Hilfsmittel auf dem Tisch zu finden sind.
• Wenn alles in Ordnung ist, bitten Sie die Studierenden, die Kamera oder das Gerät so zu platzieren, dass sie selbst, der Arbeitsplatz und der Bildschirm sichtbar sind und der Bildschirm oder die Notizblätter auf der Videoübertragung nicht durch den Arm oder Körper verdeckt werden. Die Position muss eventuell auch angepasst werden, falls die Umgebung zu hell oder zu dunkel ist.

Gute Kamera-Konfigurationen: Ausreichende Auflösung, Studierende, Arbeitsplatz und Bildschirm gut sichtbar

Schlechte Kamera-Konfigurationen: Schlechte Lichtverhältnisse, Bildschirm nicht gut sichtbar oder Auflösung zu schwach, Fokus nur auf den Bildschirm statt auf Studierende und Arbeitsplatz.

• Sobald eine gute Position für das Smartphone gefunden wurde, bitten Sie die Studierenden, sich selbst stummzuschalten und es in dieser Position zu belassen. Erklären Sie, dass Sie die Studierenden direkt ansprechen werden, falls es ein Problem gibt.

Sie können sowohl in Webex als auch in BigBlueButton alle Teilnehmenden stummschalten. In BigBlueButton: über das Zahnrad neben der Teilnehmer:innenliste; in Webex: Teilnehmer > alle stummschalten.

• Erklären Sie, was bei Fragen während der Prüfung zu tun ist: Die Studierenden sollen ihre Stummschaltung aufheben und die Frage laut stellen, allerdings werden sie dabei von allen gehört. Ansonsten sollen sie stummgeschaltet bleiben.
• Erklären Sie, was am Ende der Prüfung zu tun ist: Wer die Prüfung beendet hat, zeigt den Daumen nach oben in die Kamera und kann die Konferenz verlassen. 

Achtung für Moderator:innen bzw. Gastgeber:innen, die das Meeting früher verlassen:
 In BBB Klick auf Ausloggen, NICHT Meeting beenden.
In Webex Klick auf Meeting verlassen, NICHT Meeting beenden.

• Erklären Sie, was bei technischen Problemen zu tun ist: Sollten Studierende bemerken, dass ihre Videoübertragung ausgefallen ist, sollen sie sich schnellstmöglich wieder versuchen einzuloggen.
• Erläutern Sie am Schluss noch, dass die Studierenden nun in kleinere Breakout-Räume (BBB) bzw. Teilgruppen-Sitzungen (Webex) geschickt werden und die Prüfung damit beginnt. Wünschen Sie gutes Gelingen!